Le evoluzioni legislative, a partire dal Decreto Legge approvato dal Ministero dell’Economia il 23 Gennaio 2004, hanno delineato le modalità operative inerenti il processo di smaterializzazione dei documenti finalizzate all’implementazione di archivi ottici sostitutivi della carta garantiti e sicuri che certifichino l’integrità dei files e la loro data di creazione. Workitalia Risorse, in collaborazione tecnologica e normativa con Kelyan (Gruppo Comdata), leader nell‘Information & Communication Technology nonché capostipite dei progetti di Conservazione Sostitutiva in Italia, è in grado di offrire il servizio tramite una serie di procedure qualificate e nel pieno rispetto delle regole tecniche definite dal Digit PA (Ente Nazionale per la digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione) consistenti nelle seguenti fasi:
Ritiro e scansione documenti cartacei con Quality Control
Ricezione ed elaborazione spool di stampa con Quality Control
Generazione e verifica impronta elettronica
Firma digitale e marcatura temporale effettuata dal Responsabile della Conservazione Workitalia Risorse
Memorizzazione su un supporto di tipo ottico del documento elettronico o dell’immagine del documento analogico
Storage e consultazione archivio sostitutivo on-line presso nostro Data Center
Redazione personalizzata del Manuale della Conservazione Sostitutiva
Verifica periodica archivi e riversamento sostitutivo
Macero certificato dei documenti cartacei
I vantaggi derivanti dall’implementazione della Conservazione Sostitutiva in Outsourcing sono numerosi e ben tangibili:
Eliminazione costi di archiviazione cartacea: eliminazione dei costi per la carta e per lo spazio destinato all’archivio cartaceo (meno locali), risparmi sui tempi e costi di trasmissione e/o distribuzione dei documenti;
Inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi o smarriti, non si possono più rovinare per cause accidentali o per deterioramento;
Eliminazione costi di stampa: riferito soprattutto a libri, registri e ciclo attivo di fatturazione;
Maggiore efficienza nei processi amministrativi: i documenti sono sempre reperibili on-line senza avere vincoli legati alla collocazione fisica e possono essere condivisi via web o e-mail ottenendo maggiore flessibilità nella ricerca e consultazione dei documenti e snellendo inoltre le procedure di esibizione fiscale;
Sicurezza garantita: i processi vengono continuamente monitorati e gestiti con precisi SLA, a garanzia di una maggiore sicurezza dei dati elettronici.
Nello spazio riservato alla normativa vengono riportate tutte le Leggi e gli aggiornamenti relativi al tema della Conservazione Sostitutiva e della Fatturazione Elettronica.
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